Cher Client,

Suite aux décisions prises par le Gouvernement pour lutter contre l’épidémie du Covid-19, votre Collectivité a dû prendre les mesures nécessaires pour fermer l'ensemble des structures accueillant du public (écoles, crèches, centres de loisirs, accueil périscolaire...) et ceci depuis ce jour lundi 16/03/2020 et jusqu'à une date indéterminée.

En fonction de votre situation et de votre mode de facturation des prestations permises par notre solution logiciel nous vous accompagnerons pour faire face aux demandes massives de remboursement des familles.

Solution YEnfance

En fonction de l'organisation du paiement de vos prestations (avant ou après consommation), voici les actions à entreprendre:

Compte d'attente et post facturation

Dans ce contexte, vous disposez de la possibilité de mettre l'ensemble des enfants (ou adultes concernées) en Absence Justifiée (statut de pointage AJ), cette action sera à réaliser :

• avant chaque arrêté comptable

• avant la reprise d'activité Cette action permettra de ne pas facturer les absences des usagers

Pré-paiement

Dans le cas des familles ayant déjà payée d'avance leurs prestation, Paiement à la réservation. L'option la plus simple et la plus transparente pour les familles est également le passage en Absence Justifiée au niveau des listing de pointage pour toute la période concernée. Cela peut se faire à la fin de chaque semaine pour la semaine échue. Dans le cas où vous avez opté pour un paiement n fois. C'est à dire que vos familles ont payées d'avance pour l'année complète mais pour lesquelles la facturation a été étalée en n fois par l'intermédiaire d'un débit sur leur carte bancaire chaque 1er du mois, ici aussi c'est assez simple. Avant le 31 de chaque mois vous devrez mettre à jour les pointages R (réservés) en AJ (Absence justifiée), cela re-créditera leur compte du montant des prestations non consommées. Ce crédit sera alors :

• utilisable pour les prochaines prestations réservées

• interviendra en déduction des prochains trains de facturation

En cas de départ de la famille en fin d'année (déménagement, passage de l'enfant au collège...) et si son compte portail est positif, vous pourrez procéder aux remboursements de trop perçu, via la création d'un remboursement dans le compte de la famille.

Clients utilisant un calcul automatisé des présences (CRON)

Si dans votre organisation, vous utilisez les CRON suivants:

• php symfony ypok:handleTallies (passe les réservations non pointées en Absence automatiquement chaque soir)

• php symfony ypok:handleConsumesAndThirdPayers (tâche qui valorise les pointages)

Nous avons coupé les CRON de ce type pour les clients hébergés par l'intermédiaire de notre société, vous n'avez donc rien à faire de votre côté.

Si vous réaliser vous-même l'hébergement et que vous utilisez ces CRON, vous devez provisoirement les désactiver et procéder à la régularisation des réservations comme indiqué ci-dessus (en fonction de votre mode de régie).

Assistance

**Notre solution Yservice fonctionne pleinement, nos collaborateurs sont organisés en télétravail pour répondre de la manière la plus réactive possible à toutes vos questions relatives à la gestion de votre solution Yenfance / YGRC.

Nos collaborateurs restent à votre écoute pour tout accompagnement complémentaire jugé utile.

L’équipe YPOK