Conditions générales d’utilisation du Portail YService
Les présentes conditions générales d’utilisation s’appliquent à tout utilisateur du Portail Yservice édité par la société YPOK : http://yservice.ypok.eu/.
Est défini comme utilisateur (ci-après « utilisateur ») toute personne physique ayant obtenu et activé un compte d’accès sur le Portail YService.
En activant son compte et réalisant une demande d’intervention, l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de la présente charte d’utilisation, l’avoir comprise, acceptée et s’y soumettre sans réserve ni restriction.
La société YPOK se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour les conditions générales d’utilisation sans préavis.
Article 1 - Définition et objet du Portail YService
Dans un souci de simplification des demandes d’intervention dans le cadre du contrat de HOTLINE (maintenance et assistance technique), contracté entre la ville et la société YPOK, sur un une solution ou un produit (ci après « solution concernée »), le portail YService donne la possibilité aux utilisateurs :
- de réaliser des demandes d’intervention à distance.
- de suivre le traitement de ses demandes d’intervention.
- d'échanger des informations avec la société YPOK.
- de centraliser toutes les demandes d’intervention des utilisateurs par téléphone, courriel ou fax sur le Portail YService.
L’utilisation du service par les utilisateurs est facultative et gratuite, hors coûts de connexion à internet. L’utilisation du Portail YService se fait dans le cadre d’un contrat de HOTLINE (maintenance et/ou assistance technique) contracté entre la ville et la société YPOK.
Un utilisateur peut clore son compte sur YService à tout moment.
Article 2 - Données générales techniques
L’utilisation du portail requiert une connexion, un navigateur internet et une adresse courriel. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session. Pour un fonctionnement optimal, l'affichage doit être paramétré avec une résolution minimale de1024x768. Afin de garantir un bon fonctionnement du service, il est conseillé d’utiliser les versions de navigateurs suivantes :
- Internet Explorer 8 et plus
- Mozilla Firefox 6 et plus
- Chrome 13 et plus
- Safari 5 et plus
La non activation du Javascript peut entrainer un dysfonctionnement de certaines pages du site.
Certains documents nécessitent pour les visualiser un éditeur de Pdf Acrobat Reader™. Vous pouvez le télécharger gratuitement en cliquant
ici.
Les liens hypertextes externes mis en place et les contenus des sites de tiers vers lesquels ils pointent ne sauraient engager la responsabilité de la société Ypok.
I Conditions générales liées au compteArticle 3 - Fonctionnalités offertes aux utilisateurs
Le Portail YService offre à tout utilisateur une visibilité sur son compte : les données et informations transmises par la société YPOK ou par la ville y sont enregistrées en toute sécurité. Elles le sont au fur et à mesure des demandes réalisées que ce soit via le Portail Yservice ou via un autre media avec la société YPOK (téléphone, mail, fax).
Certaines informations apparaissant dans le compte de l’utilisateur peuvent avoir été recueillies sur la base des informations transmises à la société YPOK sous forme électronique ou physique.
Chaque utilisateur dispose d'un droit de regard, de modification ou de suppression des données recueillies voire de l’intégralité du compte lui-même.
Chaque utilisateur, ayant la responsabilité de la gestion de son compte sur le Portail YService, a la possibilité de donner procuration à d’autres utilisateurs de son choix pour effectuer en son nom ses demandes et avoir accès à ses informations (cf. Article 5- Procurations).
Article 4 - Modalités d’inscription et d’utilisation du service en ligne
L’accès au Portail YService est réservé à une utilisation par une personne morale ou une administration publique, représentée par un ou plusieurs utilisateurs. Chaque utilisateur du portail doit être une personne âgée de plus de 18 ans.
Lors de l’activation de son compte, pouvant être réalisée par la société YPOK, l’utilisateur se voit attribuer un identifiant. Si le compte est crée par la société YPOK, un mot de passe initial lui sera attribué par la société YPOK. L’utilisateur pourra alors modifier ce mot de passe. Il doit choisir son mot de passe avec suffisamment de soin pour protéger efficacement l’accès à son compte. Le Portail YService impose une syntaxe minimum au mot de passe généré, indiquée lors de la création. Elle est destinée à assurer une protection minimum.
Le Portail YServic e bloquera automatiquement l’accès à un compte pour une durée de 24h suite à une série de tentatives infructueuses de soumission de mots de passe incorrects.
L’utilisateur doit conserver son identifiant et son mot de passe pour toute connexion au Portail YService. L’utilisateur, ou un groupe d’utilisateurs, est le seul à détenir son mot de passe. Il est responsable du secret qu’il accorde à son mot de passe. Toute action réalisée sur le portail YService par usage de son mot de passe est réputée réalisée par l’utilisateur, ou le groupe d’utilisateurs, représentant la personne morale ou l’administration publique. La société YPOK ne pourra être tenue pour responsable des dommages éventuellement causés par l’utilisation abusive de l’identifiant et du mot de passe de l’utilisateur.
La société YPOK se réserve le droit de bloquer, sans préavis ni indemnité d’aucune sorte, tout compte faisant l’objet d’une utilisation autre que celle prévue aux termes de la présente charte ou si la personne morale ou d’une administration publique, ayant créé ou possédant un copte sur le Portail YService, n’a pas de contrat de HOTLINE en cours de validité avec la société YPOK.
La personne morale ou l’administration publique doit alors pour débloquer le compte en faire la demande auprès de la société YPOK.
Un compte non utilisé pendant une durée de 3 ans est automatiquement supprimé.
Article 5 - Procurations
Chaque utilisateur, ou groupe d’utilisateurs, a la possibilité de donner procuration à d’autres utilisateurs, identifiés et possédant un compte sur le Portail YService, pour effectuer en son nom ses demandes et avoir accès à ses informations.
Pour donner procuration à un autre utilisateur ou groupe d’utilisateurs (ci-après nommé « le mandataire ») l’utilisateur (ci-après nommé « le mandant ») doit fournir les éléments suivants concernant le mandataire : Nom, Prénom.
Le mandataire peut effectuer presque toutes les opérations sur le compte du mandant. Seules les actions suivantes lui sont inaccessibles :
- Supprimer le compte du mandant.
- Changer le mot de passe du mandant.
-Gérer les procurations du mandant.
-Utiliser les procurations dont le mandant est mandataire.
Article 6 - Modification et évolution du Portail YService
La société YPOK se réserve la liberté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis le Portail YService pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Chaque fois que cela sera possible, une page d’information sera affichée à l’utilisateur lui mentionnant cette indisponibilité.
L’indisponibilité du service ne donne droit à aucune indemnité.
Article 7 - Traitement des données à caractère personnel
Le Portail Yservice a fait l’objet d’une homologation de conformité à la loi RGS …
La société YPOK s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations fournies par l’utilisateur.
Sa responsabilité ne peut toutefois être recherchée en cas de détérioration des dispositifs de protection, en particulier du fait d'attaques malveillantes.
Le Portail YService procure aux utilisateurs les droits d’accès, de rectification et de suppression prévus par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés.
La société YPOK s’engage à n’opérer aucune communication des informations ou documents transmis par l’utilisateur à des tiers, en dehors des cas nécessités par la réalisation des prestations ou des cas prévus par la loi.
Les informations transmises par l’utilisateur restent sous son contrôle. Il peut à tout moment demander de les modifier ou les supprimer. Il peut choisir de supprimer toutes les informations de son compte en supprimant son compte Yservice.
En cas de suppression d’un compte, seules sont conservées :
- les informations permettant de répondre à d’éventuelles contestations pour la durée nécessaire
- les informations nécessaires aux statistiques pour une durée maximale d’un an.
Article 8 - Engagements et responsabilités
La responsabilité de la société YPOK ne peut être recherchée en cas d'interruption du service, quelles que soient les conséquences qui pourraient en découler.
Il est rappelé que tout utilisateur effectuant une demande sur le Portail Yservice reconnaît :
- avoir pris connaissance de la présente charte d’utilisation, l’avoir comprise, acceptée et s’y soumettre sans réserve ni restriction
- avoir pris connaissance du contenu et des conditions du contrat de HOTLINE contracté entre la personne morale ou l’administration que l’utilisateur représente, c'est-à-dire : la nature du contrat de HOTLINE (maintenance et/ou assistance technique), la solution concernée, la date de démarrage du contrat et sa durée et les horaires d’intervention de la société YPOK.
Toute demande d’intervention qui n’entrerait pas dans le cadre des conditions fixées du contrat de HOTLINE de la solution ou du produit concernée, pourra faire l’objet d’une facturation par la société YPOK.
Il est rappelé que tout utilisateur procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.
Article 9 - Propriété intellectuelle
Le Portail YService est la propriété de la société YPOK, qui en est l'auteur au sens des articles L 111.1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle. Les informations, textes, autres documents ainsi que toute œuvre intégrée dans YService sont la propriété de la société YPOK ou de tiers ayant autorisé la société YPOK à les utiliser.
En ces termes, l’article L. 122-4 du Code de la propriété intellectuelle indique : « Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite. Il en est de même pour la traduction, l’adaptation ou la transformation, l’arrangement ou la reproduction par un art ou un procédé quelconque. »
Ainsi, toute copie illicite du portail YService peut faire l’objet de poursuites sur le terrain de la contrefaçon sanctionnée par les articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.
La reproduction, sur un support papier, audio ou informatique, du site, est donc autorisée sous réserve qu'elle soit strictement réservée à un usage personnel, excluant tout usage à des fins publicitaires et/ou commerciales et/ou d'informations, et qu'elle soit conforme aux dispositions de l'article L. 122-5 du Code de la Propriété Intellectuelle.
Le portail YService utilise le logiciel YGRC, développé initialement par la société YPOK, sous licence CPAL (les conditions d’utilisation des codes sources YGRC sont disponibles à l’adresse:
www.ypok.com/gdp_documents/Conditions_utilisation_YGRC.pdf).
II-Conditions particulières liées aux prestationsArticle 10 - Télétransmission de documents
L’utilisateur a la possibilité de télétransmettre des documents : fichier texte ou reproduction de documents sous forme de scan ou de photo numérique. Ils permettent des informations complémentaires à une demande.
Les pièces jointes transmises via le Portail YService sont acceptées sous les conditions suivantes :
- Elles doivent être lisibles
- Les formats suivants sont acceptés : pdf, jpg, jpeg, png, gif, tif
- La taille du fichier ne doit pas excéder 5 Mo
NB : si la taille du document est excessive, l’utilisateur peut le diminuer en réduisant l'image, ou en réduisant la qualité de reproduction du document, tout en veillant à ce qu'il reste lisible.
Les fichiers compressés (ZIP) ne sont pas acceptés.
Pour télécharger un document :
L’utilisateur peut utiliser un scanner ou un appareil photo numérique.
- Ouvrir la fenêtre de téléchargement des documents
- Saisir le type du document et la ou les personnes du compte à laquelle (auxquelles) il se rattache
- Cliquer sur parcourir…
- Sélectionner le fichier contenant le document souhaité
- Cliquer sur valider.
Conservation du document :
- Le document est affecté à une demande en cours
- Si le document n'est pas utilisable par la société YPOK, l’utilisateur en sera averti via le compte YService (espace « Messages » / Accueil).
- Les données issues de ces pièces justificatives restent attachées au compte.
Article 11 - Suivi des démarches
Dans tous les cas, l’utilisateur peut suivre dans son compte l'état d'avancement de sa demande.
Le statut de la demande peut être :
- Brouillon,
- En attente,
- En cours de traitement,
- Clos,
- Archivé.
Il permet d’autoriser ou non l’utilisateur à effectuer des opérations sur la demande :
- Le statut « brouillon » est appliqué a une demande que l’utilisateur a commencée sans la terminer à partir du moment où il n’a pas quitté la saisie par le bouton « abandonner la demande ». L’utilisateur peut alors la reprendre ou la supprimer.
- Le statut « En attente » est affecté lorsque la demande est en attente d’une action de l’utilisateur (par exemple, attente de fourniture de pièces justificatives). L’utilisateur peut alors la modifier ou l’annuler.
- Le statut « En cours de traitement » est affecté lorsque la demande est prise en compte par la la société YPOK sans être terminée (par exemple, attente de validation de pièces justificatives). L’utilisateur ne peut alors plus ni la consulter ni la supprimer.
- Le statut « Clos » est affecté à la demande dès lors que la demande est terminée (acceptée ou refusée) ou qu’elle a été abandonnée.